Wanneer een team niet goed draait of er in een bedrijf veel onderhuidse spanningen zijn, is het verleidelijk om te wijzen naar specifieke gebeurtenissen, situaties, of individuen. Maar deze blijken vaak slechts symptomen te zijn. De echte oorzaak ligt elders. En zoals we weten uit de geneeskunde, symptomen bestrijden kost hopen geld maar neemt de oorzaak niet weg.
Wat dan wel?
Wanneer we te maken hebben met een onrustige teamomgeving, gaan we eerst uitzoomen in plaats van inzoomen.
Er bestaan 4 “onuitgesproken regels” die iedereen voelt maar waar we ons niet altijd bewust van zijn. Als één of meer van deze regels niet goed functioneren, kan dit problemen veroorzaken in de organisatie.
We zetten dus een andere bril op, zodat we onder de oppervlakte kunnen kijken naar wat er werkelijk speelt.
De 4 onuitgesproken regels
(1) Bestemming
(2) Plek
(3) Rangorde
(4) Uitwisseling
- Bestemming
Dit gaat over de bestaansrede van het team en de unieke bijdrage.
Is het team nog verbonden met zijn reden van bestaan?
Weten de teamleden wat de organisatie zou missen als ze er niet waren?
Kan elk teamlid positief antwoorden op:
“Waarom ben ik hier en wat motiveert mij?
Zie ik hoe ons team bijdraagt aan het bedrijf en maakt dit mij enthousiast?
Voel ik betrokkenheid en zingeving?”
Zo ja, prima! Zo niet, dan is het dringend tijd om dit te herstellen! - Plek
Dit gaat over ieders rol, positie en meerwaarde in het team en de organisatie.
Elke rol in het team moet bijdragen. Iedereen wil gezien worden. We onderzoeken daarom of elke positie daadwerkelijk bijdraagt aan het team.
Is het duidelijk welke verantwoordelijkheid en actieterrein elk teamlid heeft?
Is het duidelijk waar mijn verantwoordelijkheid begint en die van mijn collega eindigt?
Of staan we allemaal naar de bal te kijken terwijl hij op een plaats valt waar niemand verantwoordelijk voor is?
Zijn er collega’s die te veel of te weinig ruimte innemen?
Of zijn er collega’s met een territoriale drang?
Zit dat allemaal goed? OK, next!
Zo niet, onmiddellijk actie ondernemen!
- Rangorde
Er bestaat een onofficiële, vaak onuitgesproken rangorde tussen teamleden.
Dit hangt soms samen met hiërarchie of anciënniteit maar regelmatig ook niét!
Het gaat hier om wie het meest sociale invloed heeft, wie hier al lang is en ‘het klappen van de zweep kent”, wie gepercipieerd wordt als het meest dienend voor het resultaat en de mensen.
Zo kan een management assistent met 20 jaar ervaring in het bedrijf meer invloed hebben dan haar (nieuwe) baas die net is aangenomen en eigenlijk nog niet goed weet “hoe we het hier doen”.
De gouden regel is: wie laatst binnenkomt, eert wie en wat voor hem kwam.
Pas als je je strepen hebt verdiend, laten je collega’s je langzaam maar zeker naar voren in de rangorde schuiven met meer en meer invloed en impact als gevolg.
Owee, dus als een nieuwe medewerker met bakken ervaring de opdracht kreeg bij aanwerving “Leer hen nu maar eens hoe het moet!”
- Uitwisseling
Het eerste aspect gaat over communicatie en balans. Een gezond team staat in een gezonde en effectieve uitwisseling met andere teams en teamleden van andere afdelingen.
Want als er bv. onvoldoende uitwisseling is tussen het sales- en het marketing team, vliegen uiteindelijk beiden blind op de markt.
Als er slechte communicatie is tussen sales, customer service en het R&D of tech team, dan loopt het product-to-customer process inefficiënt.
Het tweede aspect van uitwisseling is de balans tussen geven en nemen. Er dient een evenwicht te zijn tussen de moeite, tijd, inzet die ik in mijn taak of job steek en wat ik er uithaal aan winst, succes, ervaring of tevredenheid. Een tijdelijk onevenwicht kan eventueel wel opgevangen worden als ik weet dat het snel eindigt en terug in balans zal zijn (bv. ziekte van een collega). Maar een chronisch onevenwicht ( bv bij understaffing) dat langer dan 3 maanden aanhoudt, is een heel ander verhaal. Een goede sfeer en hoge betrokkenheid van het team kan het nog wel wat langer trekken. Maar uiteindelijk barst de bom, vroeg of laat.
Het individu wint het nooit van het systeem. Daarom is het belangrijk om niet tegen de stroom in te zwemmen, maar mee te bewegen en geleidelijk kleine koerswijzigingen aan te brengen die uiteindelijk kunnen leiden tot grote, noodzakelijke veranderingen.
Wil je hier graag meer over weten?
Wil je deze dynamiek beter begrijpen en een teamdiagnose kunnen stellen?
Wil je graag je teamspirit positief beïnvloeden?
Wil je meer weten over dit onderwerp?
Zet je dan zeker op onze VIP mailinglijst voor nieuwsbrieven die specifiek over dit thema gaan.
(c) Elke Van Hooreweghe