Waarom teams bewust moeten afronden wanneer een leider vertrekt.
Een leider vertrekt.
Er komt een afscheidsmailtje, misschien een speech, in het beste geval een glas fruitsap of cava.
En dan… moet het team gewoon weer verder.
Maar daar wringt het schoentje. Want wat vaak onzichtbaar blijft, is dat er wel dégelijk iets achterblijft. Het lijkt een ‘lege stoel’.
In werkelijkheid ‘plakt’ er nog van alles aan die lege positie: herinneringen, ingeloste en niet ingeloste verwachtingen, jaloezie, loyaliteit, soms zelf teleurstelling, nostalgie naar ‘hoe het was’, en ‘toen was het toch beter’ of ‘waarom laat hij/zij ons in de steek’.
En dan wordt een nieuwe leidinggevende gerekruteerd. Of doorgeschoven. Heel gemotiveerd. Klaar om te beginnen. Maar het team is er nog niet klaar voor. Ze vergelijken constant. Ze testen uit. Ze houden zich in. Ze zeggen niet alles. Of juist wel. Niet noodzakelijk uit slechte intentie, maar gewoon omdat er eigenlijk nog niets eervol afgesloten is.
Misschien was er wel zelfs iemand vanuit het team die de positie wou innemen, maar die de promotie niet kreeg…!
En juist dát vergeten we in organisaties. We zijn goed in beginnen, in nieuwe strategieën, in nieuwe rollen en structuren opzetten. We spreken over groei, change, opportuniteit, toekomst.
Maar iets eervol afsluiten? Daar nemen we zelden de tijd voor.
En het blijkt nochtans heel veel energie, onrust en ‘gedoe’ te besparen.
De kracht van bewust afronden. Tuckman noemde die fase: adjourning.
De laatste fase van teamontwikkeling is de fase na Forming, Storming, Norming en Performing volgens Tuckman. En tegelijk is het de meest vergeten fase.
Want wanneer een team niet afrondt, blijft het ergens hangen. In het verleden. In wat was. In wat niet uitgesproken werd. Misschien een gebroken vertrouwen. Misschien het gevoel van in de steek te zijn gelaten. En vooral: het nieuwe krijgt onvoldoende kans. Het kan soms wel twee jaar duren eer er zich een nieuwe team cultuur vormt, alvorens het team wérkelijk vooruit kijkt, zeker bij een plots vertrek dat niet goed verwerkt werd.
Maar wat gebeurt er wanneer je het wél doet?
Ik begeleidde onlangs een team in zo’n overgang. Hun leider Manuel was jarenlang een anker geweest, inhoudelijk en ook menselijk. Hij was nu echter klaar voor een nieuwe uitdaging. Op zijn voorlaatste dag, organiseerden we een ‘adjourning workshop’.
Dus in plaats van meteen vooruit te kijken, stonden we in deze team workshop eerst stil.
We keken terug. We maakten een timeline. We keken naar de team journey, vanaf het moment dat Manuel toekwam, tot nu, zijn vertrek. Ze keken naar hoogtepunten, dieptepunten, moeilijke momenten die ze doorkwamen, doorbraken die ze samen maakten.
Mensen benoemden wat ze hadden geleerd en wat ze meenamen en wat deze samenwerking voor hen betekend had.
De leider luisterde en was vooral aanwezig. Er werden dingen gezegd die anders nooit uitgesproken worden: waardering, impact die Manuel heeft gehad op hen, dankbaarheid, ook wel eens een frustratie die nooit helemaal werd verwerkt.
En daarna gebeurde iets subtiels, maar krachtigs. Iedereen maakte, letterlijk, een beweging.
Een stap. Over een touw. Een lijn tussen het verleden en de toekomst.
Wat laat ik hier achter? En waar stap ik nu in? En hoe wil ik er instaan?
Het creëerde ruimte. Er werd iets afgerond. Niet alleen rationeel, maar ook emotioneel en menselijk.
De stoel werd leeg.
En Karen, die een maand later zou beginnen, kon op een vrijgemaakte stoel starten. Ze kon starten met een team dat er klaar voor was. Het team was klaar om een nieuwe wind te ontvangen en haar te verwelkomen met meer inzicht in wat het team nodig heeft van een leidinggevende en hoe ze de toekomst zien. Binnen een maand was dit team performant.
Conclusie
Wanneer teams goed afronden:
versnelt de integratie van een nieuwe leider,
daalt de onderhuidse weerstand,
stijgt het vertrouwen,
blijft de opgebouwde kracht behouden.
Je vermijdt dat een nieuwe leider moet vechten tegen een verleden dat nooit echt afgesloten werd.
Je creëert continuïteit, niet ondanks de verandering, maar dankzij hoe je ermee omgaat.
Er rest een eenvoudige, maar pertinente vraag:
Hoe helpen jullie je teams niet alleen vooruit … maar ook met afronden?
© Elke Van Hooreweghe
