Herken je het? Die grondige hekel aan een online vergadering? Je mist het informele, de non-verbale reacties en de heimelijk uitgewisselde blikken. Als er onbekenden bijkomen, wordt het zo mogelijk nog onwenniger!

Ook in pre-Corona-tijden kon je al eens gefrustreerd raken van alweer een niet-efficiënte vergadering omdat de basisregels voor goed vergaderen over het hoofd werden gezien. En laat deze net in de online wereld nog belangrijker zijn! We sommen hieronder een aantal aspecten op die het online vergaderen vreselijk maken – en formuleren ook telkens een aantal tips om het leed te verzachten.

Ik verlies veel tijd aan gedoe met technologie

Log tijdig in, zo heb je voldoende tijd om de technologie op voorhand te testen. Een headset is geen overbodige luxe – zo vermijd je ook een echo bij de andere deelnemers. Indien je deelnemers niet vertrouwd zijn met de technologie kan je in de uitnodiging enkele handige tips meegeven.

Het is allemaal zo taakgericht – alsof we geen ‘collega’s’ meer zijn

Begin de vergadering met een check-in[i]: inchecken is de temperatuur meten bij je deelnemers vb. door hen te vragen hoe het met hen gaat of waar ze mee bezig zijn.  M.a.w. hen toelaten te landen en verbondenheid creëren. Ook andere warm-ups zijn een optie. Goed trouwens om de tools waar je mee aan de slag gaat te integreren in de warm-up.  Zo wennen de deelnemers alvast aan deze tools.

Waar gaat dit overleg ook weer over?

Een agenda is zeker belangrijk. Je succes zit ‘m in je voorbereiding: doelstelling van de vergadering helder stellen, zorgen dat de juiste deelnemers uitgenodigd worden, opmaak en rondsturen van agenda. Ga in het begin van de meeting na of de agenda voor iedereen helder is en of er nog punten zijn die voorrang moeten krijgen. Deel het scherm met de agenda, time best elk agendapunt en geef regelmatig aan waar jullie je in de agenda bevinden.

Als voorzitter moet ik op zoveel letten – ik kan dit onmogelijk goed doen – stress!!!

Verschillende rollen zijn belangrijk bij het online samenkomen – en je hoeft ze als voorzitter niet allemaal op te nemen. Verdeel ze over de aanwezigen, gedeelde verantwoordelijkheid zorgt voor meer betrokkenheid.

• Duid een timekeeper aan
• Kies een host die de tool (Zoom, Skype, Teams) goed beheerst en tips kan geven over de technologie: mute, scherm delen, …
• Spreek af wie het gesprek faciliteert – een facilitator waakt over de interactie: eens een rondje doen om iedereen input te vragen, uitnodigen om handen op te steken wanneer jullie willen stemmen, stiltes managen etc …
• Zorg ook voor afspraken over het verslag: wie maakt het, wat moet het bevatten, … Maak het eventueel in Google Docs en deel je scherm terwijl je het maakt – ook dat kan helpen om iedereen alert te houden

Het is puur eenrichtingsverkeer – dit kan ik evengoed gewoon lezen als ik er zin in heb!

Ook online kan je heel interactief werken. Gebruik een virtueel whiteboard (via Miro of Mural of andere), splits eventueel op in kleinere groepjes voor een bepaald topic (break-out rooms in Zoom) en gebruik ten volle de meerwaarde van de facilitator om iedereen te laten participeren.

We gaan uren door – gelukkig kan ik onopvallend afhaken – men ziet me toch niet.

Een basisregel: video is verplicht. Zo kan iedereen iedereen zien. Dat helpt om focus te houden. Indommelen doe je niet als de collega’s meekijken.

Voorzie bij langere bijeenkomsten een pauze om de benen te strekken of een koffie of thee te halen. Of maak tijd voor een energizer samen: iemand toont even de ruimte waarin hij werkt, zet muziek op en iedereen danst mee (beweging doet wonderen). Er zijn tal van mogelijkheden! Werk in blokken van maximum 50 minuten en neem dan zeker even een pauze.

En dan verlaat de ene na de andere de call … hollend naar de volgende online meeting – even afscheid nemen wordt niet meer gedaan.

Denk ook aan een check-out of afsluitend rondje – evalueer even het ‘proces’ van jullie bijeenkomst: wat liep er goed en wat sturen jullie graag bij voor een volgend overleg?

Graag nog meer tips? Of je wil ons inzetten als facilitator van je volgende vergadering? Of toch een uitgestelde workshop nu al inplannen en online laten doorgaan? Contacteer ons voor een voorstel via info@noticethedifference.be!

 

[i] De Check-in als methode is geplukt uit Deep Democracy.  Deep Democracy is een facilitatietechniek voor besluitvorming, conflictresolutie en leiderschap.  Je vindt deze werkvorm volledig beschreven op onze website